Pacijent koji želi termin, zove. Kad je osoblje kod drugog pacijenta, taj poziv ostaje bez odgovora ili pacijent čeka da se neko javi. AI telefonski asistent kao što je AiMED Voice javlja se na svaki poziv i termin zakazuje u istom razgovoru.
Ali asistent zakazuje onoliko dobro koliko poznaje tvoj kalendar. Ovo je pregled onoga što mu treba.
Odakle asistent zna šta je slobodno
Asistent koristi kalendar u portalu: radno vrijeme ljekara, odsustva, trajanje usluga i već zakazane termine. Pozivaocu nudi samo termine koji su po tom kalendaru slobodni. Termin koji zakaže odmah je vidljiv osoblju.
Zato priprema kalendara nije tehnički posao. To je opis toga kako tvoja ustanova stvarno radi.
1. Usluge
Svaka usluga koju pacijent može zakazati telefonom treba biti u portalu, sa trajanjem. Asistent trajanje koristi kad traži slobodan termin.
Uz uslugu unosiš i cijenu i uputu za pripremu, da ih asistent može reći pozivaocu.
Provjeri i nazive. Pacijenti uslugu često zovu drugačije nego ti, pa naziv u portalu treba biti onaj koji će pozivalac izgovoriti.
2. Ljekari
Asistent slobodne termine nalazi po usluzi i ljekaru. Za svakog ljekara unesi radno vrijeme, onako kako stvarno prima pacijente.
3. Radno vrijeme i odsustva
Godišnji odmori, kongresi, slobodni dani: asistent uzima u obzir samo odsustva koja su u kalendaru. Unosi ih čim su poznata, jer asistent zakazuje i dok niko iz osoblja ne gleda u kalendar.
Asistent se javlja u svako doba, i van radnog vremena. Pacijent može nazvati navečer i zakazati termin, a taj poziv je u dnevniku posebno označen kao poziv van radnog vremena.
Šta asistent radi u pozivu
Zakazivanje. Asistent pita za uslugu i vrijeme koje pozivaocu odgovara, ponudi slobodne termine i zakazuje tek kad pozivalac potvrdi.
Pomjeranje. Asistent pomjera postojeći termin na drugi slobodan termin, po istim pravilima kalendara.
Otkazivanje. Asistent otkazuje termin. Pacijent koji je htio otkazati, a nije dobio nikoga, često jednostavno ne dođe. Kad se na poziv neko javi, otkazivanje stigne do ustanove.
Provjera identiteta. Ako je broj poznat, asistent provjeri da li razgovara s tom osobom. Ako nije, pita za ime, prezime i datum rođenja. Podatke o pacijentu ne otkriva dok identitet nije potvrđen.
Na početku svakog poziva asistent kaže da je AI asistent i da se razgovor snima.
Šta asistent ne radi
Asistent preuzima administraciju, ne odluke. Ne tumači simptome, ne savjetuje o terapiji i ne procjenjuje hitnost. Kad pozivalac kaže da ima hitne simptome, asistent ga upućuje da nazove hitnu pomoć na 124.
Šta nakon poziva vidiš u dnevniku
Svaki poziv ima vrijeme, pozivaoca, razlog, ishod i trajanje, uz AI sažetak, transkript i snimak. Za zakazivanje to znači tri stvari.
- Uz poziv vidiš da li je termin zakazan ili pomjeren, a sam termin je u kalendaru portala.
- Pozivi van radnog vremena posebno su označeni, pa ujutro vidiš šta se dešavalo preko noći.
- Kad asistent nešto nije znao, vidiš razlog poziva i sažetak, pa znaš koga i zašto zoveš.
Snimke, transkripte i sažetke vidi samo ustanova kojoj je pacijent zvao, a svaki pregled poziva bilježi se u dnevniku pristupa.
Lista prije prvog poziva
- Sve usluge koje se zakazuju telefonom su u portalu, sa trajanjem.
- Svaki ljekar ima uneseno radno vrijeme.
- Poznata odsustva su unesena u kalendar.
- Uz usluge su cijena i uputa za pripremu.
- Nazivi usluga su oni koje pacijenti izgovaraju.
- Zna se ko u ustanovi čita dnevnik poziva i uzvraća pozive.
Asistent o terminima zna ono što je u kalendaru portala. Kad se promijeni radno vrijeme ili neko odsustvo, promijeni ga i tamo.
Kako izgleda jedan takav poziv i šta nakon njega ostaje u portalu, pogledaj u animiranom prikazu na stranici Kako radi. Ako želiš vidjeti asistenta na tvojim uslugama i kalendaru, zatraži demo.
