Pacijent koji želi termin, zove. Kad je osoblje kod drugog pacijenta, taj poziv ostaje bez odgovora ili pacijent čeka da se netko javi. AI telefonski asistent kao što je AiMED Voice javlja se na svaki poziv i termin zakazuje u istom razgovoru.
Ali asistent zakazuje onoliko dobro koliko poznaje tvoj kalendar. Ovo je pregled onoga što mu treba.
Odakle asistent zna što je slobodno
Asistent koristi kalendar u portalu: radno vrijeme liječnika, odsustva, trajanje usluga i već zakazane termine. Pozivatelju nudi samo termine koji su po tom kalendaru slobodni. Termin koji zakaže odmah je vidljiv osoblju.
Zato priprema kalendara nije tehnički posao. To je opis toga kako tvoja ustanova stvarno radi.
1. Usluge
Svaka usluga koju pacijent može zakazati telefonom treba biti u portalu, s trajanjem. Asistent trajanje koristi kad traži slobodan termin.
Uz uslugu unosiš i cijenu i uputu za pripremu, da ih asistent može reći pozivatelju.
Provjeri i nazive. Pacijenti uslugu često zovu drukčije nego ti, pa naziv u portalu treba biti onaj koji će pozivatelj izgovoriti.
2. Liječnici
Asistent slobodne termine nalazi po usluzi i liječniku. Za svakog liječnika unesi radno vrijeme, onako kako stvarno prima pacijente.
3. Radno vrijeme i odsustva
Godišnji odmori, kongresi, slobodni dani: asistent uzima u obzir samo odsustva koja su u kalendaru. Unosi ih čim su poznata, jer asistent zakazuje i dok nitko od osoblja ne gleda u kalendar.
Asistent se javlja u svako doba, i izvan radnog vremena. Pacijent može nazvati navečer i zakazati termin, a taj je poziv u dnevniku posebno označen kao poziv izvan radnog vremena.
Što asistent radi u pozivu
Zakazivanje. Asistent pita za uslugu i vrijeme koje pozivatelju odgovara, ponudi slobodne termine i zakazuje tek kad pozivatelj potvrdi.
Pomicanje. Asistent pomiče postojeći termin na drugi slobodan termin, po istim pravilima kalendara.
Otkazivanje. Asistent otkazuje termin. Pacijent koji je htio otkazati, a nije dobio nikoga, često jednostavno ne dođe. Kad se na poziv netko javi, otkazivanje stigne do ustanove.
Provjera identiteta. Ako je broj poznat, asistent provjeri razgovara li s tom osobom. Ako nije, pita za ime, prezime i datum rođenja. Podatke o pacijentu ne otkriva dok identitet nije potvrđen.
Na početku svakog poziva asistent kaže da je AI asistent i da se razgovor snima.
Što asistent ne radi
Asistent preuzima administraciju, ne odluke. Ne tumači simptome, ne savjetuje o terapiji i ne procjenjuje hitnost. Kad pozivatelj kaže da ima hitne simptome, asistent ga upućuje da nazove hitnu pomoć na 194.
Što nakon poziva vidiš u dnevniku
Svaki poziv ima vrijeme, pozivatelja, razlog, ishod i trajanje, uz AI sažetak, transkript i snimku. Za zakazivanje to znači tri stvari.
- Uz poziv vidiš je li termin zakazan ili pomaknut, a sam je termin u kalendaru portala.
- Pozivi izvan radnog vremena posebno su označeni, pa ujutro vidiš što se događalo preko noći.
- Kad asistent nešto nije znao, vidiš razlog poziva i sažetak, pa znaš koga i zašto zoveš.
Snimke, transkripte i sažetke vidi samo ustanova kojoj je pacijent zvao, a svaki pregled poziva bilježi se u dnevniku pristupa.
Popis prije prvog poziva
- Sve usluge koje se zakazuju telefonom nalaze se u portalu, s trajanjem.
- Svaki liječnik ima uneseno radno vrijeme.
- Poznata odsustva unesena su u kalendar.
- Uz usluge su cijena i uputa za pripremu.
- Nazivi usluga oni su koje pacijenti izgovaraju.
- Zna se tko u ustanovi čita dnevnik poziva i uzvraća pozive.
Asistent o terminima zna ono što je u kalendaru portala. Kad se promijeni radno vrijeme ili neko odsustvo, promijeni ga i tamo.
Kako izgleda jedan takav poziv i što nakon njega ostaje u portalu, pogledaj u animiranom prikazu na stranici Kako radi. Ako želiš vidjeti asistenta na tvojim uslugama i kalendaru, zatraži demo.
