So funktioniert AiMED Voice
Ein Anruf vom Abheben bis zum Eintrag im Portal, drei Schritte bis zum ersten Anruf und Antworten auf die Frage: Was, wenn?
Von der Einrichtung des Kontos bis zum Anrufeintrag
Eine animierte Darstellung von etwa einer Minute: wie du startest, was der Assistent während eines Anrufs tut und was danach bleibt. Die Darstellung ist auf Englisch.
Linden Clinic
AiMED Voice
01We prepare your account
Services
- Abdominal ultrasound30 min
- Dermatology exam20 min
- Follow-up visit15 min
Staff
- Dr. CarterDermatology
- Dr. HayesRadiology
- Dr. BrooksInternal medicine
Knowledge base
- Opening hoursAnswer
- Preparing for an ultrasoundAnswer
- Address and parkingAnswer
02We connect your number
New number
+353 1 ••• 120
Calls go to the assistant
or
Keep your number
You forward calls to the assistant
Number connected
03The assistant picks up
AssistantHello, you have reached Linden Clinic. I am an AI assistant, and this call is recorded. How can I help you?
- AI assistant
- Call is recorded
04Booking
I need an appointment for an abdominal ultrasound, this week if possible.
There is an open slot on Thursday at 10:30 a.m. or on Friday at 2:00 p.m. Which suits you better?
Thursday at 10:30.
Open slots
- Thursday10:30 a.m.Open
- Friday2:00 p.m.Open
Calendar
Mon
Tue
Wed
Thu
10:30Fri
Abdominal ultrasound, Thursday at 10:30 a.m.
Booked by the assistant05A medical question
Should I stop taking my medication before the exam?
I can’t answer that, because I don’t give medical advice. I can note that the clinic should call you back.
No medical advice
In the summary: the patient wants the clinic to call back
06Call record
Call ended+353 86 ••• 214
- Reason
- Appointment for abdominal ultrasound
- Outcome
- Resolved by AI
- Duration
- 1:05
AI summary
Abdominal ultrasound booked for Thursday at 10:30 a.m.; the patient asks whether to stop taking medication before the exam and wants the clinic to call back.
- Transcript
- Recording
07Overview and log
Overview
128
Calls received
41
Booked by the assistant
86%
Resolved without staff
Calls by hour
Access log
- Dr. Carter · Viewed a call10:14
- Front desk · Played a recording10:20
08Confirmed and on record
After the call, everything is confirmed and on record
During the call
Confirmation for the caller
The assistant says the appointment is booked and gives the preparation instruction entered for that service.
In the portal
Summary for staff
Summary, reason, outcome, transcript and recording of the call.
In the portal
Appointment in the calendar
Marked as booked by the assistant.
09AiMED Voice
It offers open slots, the caller picks one, and the appointment is in the calendar, marked as booked by the assistant.
So startest du
01
Wir richten dein Konto ein
Wir eröffnen dein Konto und tragen gemeinsam mit dir die Daten deiner Einrichtung im Portal ein: Leistungen mit Dauer und Preis, das Team mit Arbeitszeiten und die Wissensdatenbank mit Antworten auf häufige Fragen.
02
Wir verbinden die Nummer
Du erhältst eine neue Nummer oder behältst deine eigene und leitest die Anrufe zum Assistenten um. Die Umleitung bezahlst du zum Tarif deines Anbieters.
03
Der Assistent geht ans Telefon
Ab dem ersten Anruf steht jedes Gespräch im Portal: wer angerufen hat, warum und was vereinbart wurde.
Was nach dem Anruf passiert
Alles, was der Assistent erledigt, sieht dein Team an einem Ort: im Portal.
Ein Eintrag zu jedem Anruf
Jeder Anruf erhält einen Eintrag im Portal: Grund des Anrufs, kurze KI-Zusammenfassung, vollständiges Transkript, Aufnahme, Ergebnis und der verknüpfte Termin, wenn einer vereinbart, verschoben oder abgesagt wurde.
Der Termin im Kalender
Termine, die der Assistent vereinbart, erscheinen direkt im Kalender des Portals und sind als vom Assistenten gebucht gekennzeichnet.
Die Liste aktualisiert sich selbst
Anrufliste und Kalender aktualisieren sich von selbst, solange sie geöffnet sind, sodass das Team neue Anrufe und Termine sieht, ohne die Seite neu zu laden.
Die Übersicht in Zahlen
Für einen gewählten Zeitraum zeigt die Übersicht die Zahl der eingegangenen Anrufe, die vom Assistenten vereinbarten Termine, den Anteil der ohne Team erledigten Anrufe, die Anrufe nach Tageszeit und die Ergebnisse der Anrufe.
Export und Druck
Anruflisten, Kalender und Berichte lassen sich als CSV exportieren oder drucken.
Zugriffsprotokoll
Jeder Blick in einen Anruf, jedes Abspielen einer Aufnahme und jeder Export wird im Zugriffsprotokoll festgehalten, und Administratoren sehen das gesamte Protokoll.
Was, wenn?
Was, wenn der Assistent die Antwort nicht kennt?
Er sagt, dass ihm diese Information fehlt, und bietet an, dass die Einrichtung den Anrufer zurückruft. Im Anrufprotokoll siehst du den Grund des Anrufs und die Zusammenfassung, also weißt du, wen du warum zurückrufst. Sobald du die Wissensdatenbank ergänzt, kennt der Assistent die Antwort ab dem nächsten Anruf.
Was, wenn der Anrufer Notfallsymptome nennt?
Der Assistent berät und beurteilt nicht, sondern verweist den Anrufer an den Rettungsdienst unter 112. AiMED Voice ist ein administratives Werkzeug: Es deutet keine Symptome und berät nicht zu Therapien.
Was, wenn jemand außerhalb der Öffnungszeiten anruft?
Der Assistent geht zu jeder Zeit ans Telefon: tagsüber, nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten sind im Anrufprotokoll besonders gekennzeichnet.
Was, wenn der Anrufer einen Termin verschieben oder absagen möchte?
Der Assistent vereinbart, verschiebt und sagt Termine ab. Freie Termine findet er je Leistung und Arzt, unter Beachtung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, und der Termin steht sofort im Kalender des Portals.
Wer kann die Aufnahme eines Anrufs sehen?
Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen sieht nur die Praxis, bei der der Patient angerufen hat. Jeder Blick in einen Anruf wird im Zugriffsprotokoll festgehalten. Die Gesprächsaufnahme wird 30 Tage nach dem Anruf gelöscht, und auf Wunsch des Patienten löschen wir die Daten dauerhaft.
Weiß der Anrufer, dass er mit einem KI-Assistenten spricht?
Ja. Zu Beginn jedes Anrufs sagt der Assistent, dass er ein KI-Assistent ist und das Gespräch aufgezeichnet wird. Nichts wird als Gespräch mit einer Person dargestellt.
Wäre der Assistent etwas für deine Gesundheitseinrichtung?
Wir zeigen dir, wie der Assistent mit deinen Leistungen und deinem Kalender arbeitet.
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